Folgende Daten müssen vor der Eröffnung organisatorisch festgelegt bzw. auch in die TL-Studioverwaltung eingegeben werden.

1. Mitgliedsnummern (Nummernkreise)
2. Vertrags- und Tarifbezeichnungen, Preise
3. Artikel und Artikelnummern

 

Mitgliedsnummern

Beginnen Sie Ihre Mitgliedsnummer ab der Nummer 1000. Erfassen Sie Ihr Personal und sich selbst von 0 - bis maximal 999. In diesen Nummernkreis können Sie vielleicht ab der Nummer 200 ein paar Vips einordnen, ganz wie Sie möchten.
Achten Sie darauf, dass bei der Vergabe der TL-Mitgliedsnummern keine Buchstaben vorkommen dürfen, und diese nicht länger als 7 Stellen betragen. Nur so ist gewährleistet, dass die TL-Studioverwaltung immer automatisch die letzte Mitgliedsnummer erhöhen kann.
Sparen Sie sich unnötige Arbeit, wo Sie nur können.

Vertrags- und Tarifbezeichnungen und Preise

Vor dem Einsatz der TLStudioverwaltung müssen Vertrags- und Tarifbezeichnungen strukturiert werden. Nur so kann die schnelle Zuordnung eines Mitglieds anhand seiner eindeutigen Vertrags- und Tarifbezeichnung gemacht werden. 
Unterliegen Sie nicht der oftmals geäußerten Ansicht, Verträge oder Tarife werden sich schon nach den Preisen gruppieren! Anhand des Preises von € 39,- können Sie kaum eine Selektierung verschiedener Verträge bzw. Tarife vornehmen, die alle diesen Preis haben.

Bezeichnungen sollten wie folgt aufgebaut sein:
- Name, z.B. FI für Fitness (kurz, knapp, einprägsam)
- Erstlaufzeit des Vertrages, z.B. 03 ,06 , 09, 12 Monate
- Zahlart, z.B. M (monatlich), V (viertel-), H (halb-), J (jährlich), wöchentlich, 14tägig
- sonstige Zusätze

Das ganze im Beispiel:
FI03M   Fitness, Drei-Monats-Vertrag, Monatszahler
FI03V    Fitness, Drei-Monats-Vertrag, Vorauszahler-vierteljährlich

SAUNA06M   Fitness, Sechs-Monats-Vertrag, Monatszahler
SAUNA12V    Fitness, 12 Monats-Vertrag, Vorauszahler-jährlich

Artikel und Artikelnummern

Auch für Artikelnummern und Artikelbezeichungen gilt: kurz, knapp, einprägsam.
Orangensaft, Kaffee, Tee. Wo sie abkürzen können, kürzen Sie. Statt Eiweiss-Riegel wählen Sie z.B. Riegel.

Um es den Mitarbeitern in der Start-Phase zu erleichtern (auch neues Personal) drucken Sie sich z.B. mit Microsoft-Winword eine Artikelliste aller Nummern aus, und setzen Sie vor die Nummer ein Bild. 
Über Bilder merkt man sich vieles schneller und leichter!
Legen Sie die Liste am Tresen aus. Irgendwann schaut niemand mehr drauf, die Info ist in den Köpfen der Mitarbeiter.

Schrank- bzw. Schlüsselnummern

Für die Erfassung beim Check-In wird nach Prüfung der Mitgliedsnummer jedem Gast (auch Tagesgästen) eine Schrank- bzw. Schlüsselnummer zugeordnet. Über diese findet der Gast seinen Umkleideschrank, verzehrt und checkt zum Ende seines Aufenthaltes wieder aus.
Achten Sie unbedingt darauf, dass Sie niemals doppelte Schranknummer festlegen (z.B. für Männer und Frauen in getrennten Räumen). Das Check-In Programm kann bei doppelter Nummer nicht erkennen ob es Männlein oder Weiblein sein soll.
Kommt es doch aller guten Vorschläge einmal vor, dann trennen Sie die Nummerkreise wie folgt auf:
1. Schlüsselkreis     1-500 bekommt die Gruppe, die am häufigsten vertreten ist.
2. Schlüsselkreis 501-1000 (sie stellen also der zweiten Schrankgruppe 1-500 nur eine 5 davor)